Tecnopol Sistemas, SLU, conformément à la réglementation applicable, fournit un accès gratuit à un Portail de Dénonciations à toute personne souhaitant, de bonne foi, soumettre une dénonciation de comportements illicites, de fautes ou d'omissions, constituant ou pouvant constituer une infraction ou incitant à une infraction au Code Éthique, aux règles des matières indiquées dans la Directive de l'UE, auxquelles se réfère également la Loi 2/2023, et à toute documentation interne sur les mêmes sujets (par exemple, les politiques du Groupe et les normes de l'Entreprise).
Les dénonciations, même anonymes, doivent être faites de bonne foi, être détaillées, basées sur des éléments de vérification précis et concordants, et doivent fournir des informations précises pour être facilement vérifiables.
Tecnopol Sistemas, SLU se réserve le droit d'entreprendre des actions légales contre les Dénonciateurs qui soumettent des dénonciations de mauvaise foi ou par faute grave, fausses, infondées, diffamatoires ou faites dans le seul but de nuire à l'entreprise ou à la personne dénoncée.
Les dénonciations peuvent être envoyées directement aux destinataires locaux de l'Entreprise de la manière suivante :
Il convient de noter que le formulaire papier, le courrier ordinaire et le Portail de Dénonciation sont les moyens recommandés, car ils garantissent pleinement l'anonymat possible du Dénonciateur.
En effet, l'accès au Portail de Dénonciation est soumis à une politique de « non-enregistrement » pour éviter l'identification du Dénonciateur souhaitant rester anonyme : cela signifie que les systèmes informatiques de l'entreprise ne peuvent pas identifier le point d'accès (adresse IP), même si la connexion est établie depuis un ordinateur relié au réseau de l'entreprise.
Pour chaque Dénonciation soumise, le Portail attribue un code d'identification unique permettant à chaque Dénonciateur de suivre l'avancement de sa dénonciation de manière anonyme. De même, si une Dénonciation manque de données pertinentes, les Destinataires (identifiés au paragraphe suivant) ont le droit de demander au Dénonciateur, via le Portail et toujours à l'aide du code d'identification précédent, des informations supplémentaires sur la dénonciation.
Les dénonciations effectuées via le Portail de Dénonciation, par email, téléphone ou papier (« boîte à lettres » ou reçues à l'adresse de la filiale) sont reçues directement par l'Officier des Dénonciations de l'Entreprise et partagées avec le Département d'Audit Interne Corporatif du Groupe Mapei. Tous les destinataires de la Dénonciation traitent celle-ci conformément aux principes de confidentialité établis dans la Politique du Canal de Dénonciation et vérifient sa validité selon son contenu.
Cette Politique est pleinement conforme aux dispositions de la Directive de l'UE et de la Loi 2/2023 concernant les droits de protection des dénonciateurs.
De plus, toute instruction spécifique donnée au niveau local en matière de protection des dénonciateurs, conformément à la législation locale, est pleinement valide et applicable.
En particulier, ceux qui ont soumis une Dénonciation de bonne foi ne subiront aucune représaille, discrimination ou sanction, directe ou indirecte. Dans le cas des Dénonciations effectuées via le Portail de Dénonciation, l'anonymat du Dénonciateur est garanti, sauf s'il consent à la divulgation et sans préjudice des obligations légales. Les sanctions pour ceux qui enfreignent les mesures de protection du Dénonciateur sont définies par l'Administration Locale conformément à la législation locale applicable, impliquant les Départements locaux compétents et informant le Département Juridique et des Ressources Humaines du Groupe.
Les Destinataires de la Dénonciation (et les autres parties pouvant être impliquées dans le processus) garantissent la confidentialité maximale du Dénonciateur et la protection de son identité. La divulgation non autorisée de l'identité du Dénonciateur, ou d'informations permettant de l'inférer, est considérée comme une violation de cette Politique.
Le Dénonciateur sera sanctionné, lorsque cela est possible, en cas de Dénonciations faites avec dol ou faute grave, fausses, infondées, diffamatoires ou faites dans le seul but de nuire à la Filiale Locale, au Dénoncé ou aux personnes concernées par la Dénonciation. L'Administration Locale de chaque Filiale Locale pourra également entreprendre les actions légales correspondantes, conformément à la législation locale applicable, impliquant les Départements locaux compétents et informant le Département Juridique et des Ressources Humaines du Groupe.
Pendant l'enquête et la vérification des possibles manquements, les personnes faisant l'objet des Dénonciations pourront être impliquées dans l'activité ou être informées à leur sujet, mais en aucun cas une procédure ne sera engagée uniquement sur la base de la Dénonciation, en l'absence de preuves concrètes sur les allégations. Une procédure ne peut être initiée que sur la base de preuves distinctes des allégations contenues dans la Dénonciation elle-même.
L’équipe locale de Dénonciation de l'Entreprise reçoit directement les dénonciations faites via le Portail de Dénonciation, par email, téléphone ou papier (« boîte à lettres » ou reçues à l'adresse de la Filiale Locale) (voir le paragraphe suivant).
Les dénonciations faites via le Portail de Dénonciation et via la boîte électronique locale dédiée sont également accessibles, à des fins de contrôle/supervision, depuis le siège (par exemple, par l'Audit Interne Corporatif).
Au niveau du siège, une équipe dédiée est établie, le Comité Corporatif de Dénonciation, dans le but de contrôler et de superviser les processus, comme décrit ci-dessous.
Tous les Destinataires de la Dénonciation traiteront la dénonciation conformément aux principes de confidentialité établis dans cette Politique et vérifieront sa validité selon son contenu.
Conformément à la Directive de l'UE et à la Loi 2/2023, la Dénonciation doit être traitée dans un délai prédéfini, que Tecnopol respecte en établissant les délais suivants :
Conformément à la Directive de l'UE, le Dénonciateur doit être informé si une Autorité externe est impliquée après l'enquête de la Dénonciation.
À cet effet, les Filiales doivent informer de l'Autorité Indépendante de Protection du Dénonciateur à laquelle le Dénonciateur peut s'adresser.
L’équipe locale de Dénonciation de Tecnopol Sistemas archive la documentation justificative de la Dénonciation de manière sécurisée et pendant une période de prescription de l'infraction objet de la dénonciation.
De plus, la dénonciation doit être conservée pendant une période de 3 mois lorsqu'elle ne donne pas lieu à une enquête interne.
Toute information personnelle et sensible contenue dans la Dénonciation, y compris celle relative à l'identité du Dénonciateur ou d'autres personnes, doit être traitée conformément aux normes applicables pour la protection des données personnelles, telles que définies par la législation européenne et locale applicable (par exemple, le RGPD et la législation locale de mise en œuvre, etc.).
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TRAITEMENT DES INFORMATIONS PERSONNELLES ET DONNÉES PERSONNELLES_DÉNONCIATION